Ces dernières années, dans de nombreuses grandes entreprises, les agendas se sont progressivement remplis… jusqu’à saturation.
Journées entières en réunion, enchaînement de calls, calendriers bloqués d’une semaine sur l’autre : beaucoup de salariés passent aujourd’hui plus de temps à se dire ce qu’ils vont faire qu’à réellement le faire.
Les réunions deviennent des espaces de transmission d’information descendante, où l’on écoute beaucoup, où l’on parle peu, et d’où l’on ressort sans toujours savoir ce qui a réellement avancé ni quelles actions concrètes doivent suivre. L’attention n’est pas captée, le temps est consommé, et la productivité en prend un coup.
Ce phénomène s’explique aussi par une réalité cognitive : comme le révèle une étude Microsoft, le temps d’attention moyen a baissé de 12 à 8 secondes entre 2000 et 2015. Dans ce contexte, maintenir des réunions longues, peu interactives et mal cadrées devient non seulement inefficace, mais contre-productif.
D’autres manières de se réunir
Dans le même temps, certaines organisations ont profondément changé leur manière de se réunir. Start-ups, associations, collectifs, structures horizontales : elles ont développé des pratiques de réunion plus courtes, plus ciblées, plus productives.
Ces méthodes dites “jeunes” et modernes ne sont ni radicales ni réservées aux organisations flexibles. Elles sont simples, pragmatiques, et parfaitement transposables dans des contextes complexes. Il ne s’agit pas de se réunir plus, mais de se réunir mieux : avec un objectif clair, un cadre précis, et des actions à la clé.
Alors comment s’en inspirer ?
Voici quelques principes et outils issus de ces pratiques, pour transformer les réunions en véritables espaces de travail collectif et regagner en efficacité.
1. Redéfinir le rôle d’une réunion
Une réunion n’est pas un canal d’information
Premier principe, non négociable : tout ce qui peut être lu ne doit pas être dit en réunion.
Aujourd’hui, les équipes savent lire un mail, un document partagé ou une note de cadrage. Leur imposer deux heures de présentation descendante n’est pas seulement inefficace : c’est contre-productif.
L’asynchrone est fait pour :
- transmettre une information,
- poser un contexte,
- partager un état d’avancement.
Le synchrone, lui, est précieux. Il doit être réservé à ce que l’écrit ne permet pas :
- l’idéation,
- l’échange de points de vue,
- la résolution de problèmes,
- l’arbitrage et la décision.
Les rares exceptions — une information impossible à formuler à l’écrit — doivent donner lieu à des réunions très courtes, cadrées, et sans digression.
2. Objectif et ordre du jour : le socle de toute réunion utile
Sans objectif clair, la réunion est déjà ratée
Avant même de fixer une réunion, une question simple doit être posée : qu’est-ce qui doit avoir avancé ou être décidé à la fin ?
Si la réponse est floue, la réunion n’a pas lieu.
Cet objectif doit être explicite et partagé en amont,
C’est lui qui permet ensuite de construire un ordre du jour utile, et non formel.
Un bon ODJ se limite aux sujets directement liés à l’objectif, et attribue un temps précis à chaque point.
L’ordre du jour devient alors un outil de protection de l’attention collective, et non une simple liste de sujets.
3. Le rôle central (et souvent mal compris) du facilitateur
Faciliter n’est ni diriger, ni animer
Dans beaucoup d’organisations, la réunion est animée par la personne qui a le plus de choses à dire : manager, expert, porteur du sujet. C’est l’une des principales raisons pour lesquelles la facilitation échoue.
Le facilitateur n’est pas là pour défendre des idées. Il est là pour protéger le cadre.
Son rôle consiste à :
- cadrer le temps,
- rappeler l’objectif,
- faire respecter l’ordre du jour,
- redistribuer la parole,
- recentrer la discussion quand elle s’éparpille.
Il reste neutre sur le fond. Plus il parle, moins la réunion fonctionne.
Dans les organisations qui pratiquent la facilitation efficacement, ce rôle peut être tournant, incarné par une personne formée, ou assumé ponctuellement selon les enjeux.
4. S’assurer que toutes les voix puissent exister
La parole spontanée n’est pas équitable
Dans une réunion non facilitée, certaines personnes prennent la parole rapidement, avec assurance. D’autres ont besoin de plus de temps pour formuler leur pensée.
Or, les personnes les plus silencieuses sont parfois celles qui pensent autrement et apportent des idées nouvelles.
Pour éviter que la réunion ne soit monopolisée par quelques voix, certaines pratiques issues des organisations agiles sont simples et efficaces :
- temps d’écriture individuelle avant discussion,
- tours de parole explicites,
- silence assumé comme temps de réflexion,
Faciliter, ce n’est pas “laisser faire naturellement”. C’est créer les conditions pour que chacun·e puisse réellement contribuer.
Prendre en compte les biais de prise de parole
La facilitation est aussi une question d’équité
Les biais de genre et de statut s’expriment fortement en réunion :
- les hommes prennent en moyenne plus de place à l’oral,
- les femmes et minorités s’autocensurent davantage,
- certaines voix sont jugées plus légitimes que d’autres.
Sans cadre, la réunion reproduit ces déséquilibres.
Distribuer la parole, cadrer les échanges, poser des règles explicites est une condition pour que les décisions reposent sur une intelligence collective réelle.
6. Éviter la dispersion grâce au “parking lot”
Tout n’a pas à être traité maintenant
Dans toute réunion émergent :
- des idées intéressantes mais hors sujet,
- des points qui concernent une minorité,
- des discussions pertinentes… mais pas prioritaires.
Plutôt que de les ignorer ou de s’y perdre, un outil simple existe : le parking lot.
Le principe :
- noter ces points,
- les “garer” temporairement,
- y revenir en fin de réunion ou ultérieurement.
Résultat : la réunion reste concentrée sur son objectif, les participants se sentent écoutés, et le temps collectif est respecté !
Faire des réunions un vrai espace de travail collectif
Ces pratiques ne demandent ni outils complexes, ni révolution organisationnelle. Elles reposent sur une idée simple : le temps collectif est précieux.
En s’inspirant des méthodes développées par des organisations agiles, les grands groupes peuvent transformer les réunions en véritables espaces de travail, de réflexion et de décision, sans bouleverser leur fonctionnement, mais en changeant profondément leur efficacité.
